مراحل کلی کار با سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی در چند گام خلاصه می‌شود:
۱⃣ ورود به سامانه
🔗 لینک سامانه:
https://dafater-tejari.tax.gov.ir/tax-files/list/index
برای ورود به سامانه، ابتدا باید وارد درگاه ملی خدمات الکترونیکی سازمان امور مالیاتی کشور به آدرس زیر شوید:
https://my.tax.gov.ir
سپس از صفحه نخست، گزینه «ورود به سامانه دفاتر تجاری الکترونیکی» را انتخاب کنید.
۲⃣ دانلود قالب اکسل دفاتر الکترونیکی جدید
قالب اکسل شامل اطلاعات زیر است که باید تکمیل گردد:
کد حساب کل
عنوان حساب کل
کد حساب معین
عنوان حساب معین
کد حساب تفصیلی
عنوان حساب تفصیلی
گردش بدهکار (ریال)
گردش بستانکار (ریال)
تاریخ گردش حساب
۳⃣ دستورالعمل تکمیل فایل اکسل
نکات مهم برای تکمیل فایل اکسل:
اطلاعات فقط در یک شیت اکسل وارد شود.
عنوان و ترتیب ستون‌ها مطابق قالب سامانه باشد.
ستون‌های گردش بدهکار و بستانکار فقط شامل اعداد باشند.
در هر ردیف، فقط یکی از ستون‌های گردش بدهکار یا بستانکار مقدار داشته باشد.
فایل‌هایی با بیش از ۱۰۰۰ رکورد باید با فرمت CSV ارسال شوند.
فرمت تاریخ:
YYYY/MM/DD(مثال:۱۴۰۳/۱۲/۲۰)تاریخ گردش هر ردیف باید در بازه زمانی گردش حساب‌ها باشد.
۴⃣ فرآیند بارگذاری فایل – انجام تنظیمات
پیش از بارگذاری، موارد زیر باید مشخص شوند:
نوع فایل: اکسل یا CSV
فرمت جداکننده (در صورت انتخاب CSV)
تاریخ انتهای بازه گردش حساب‌ها
کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده (از لیست قابل انتخاب)
۵⃣ بارگذاری و پیش‌نمایش فایل
در این مرحله، فایل توسط کاربر بارگذاری می‌شود. نکات مهم:
فقط فایل‌های با فرمت Excel یا CSV پذیرفته می‌شوند.
ترتیب و عنوان ستون‌ها باید مطابق قالب اکسل باشد.
نوع فایل باید با گزینه تعیین‌شده در مرحله قبل مطابقت داشته باشد.
پس از بارگذاری، ۱۰ سطر اول فایل به‌صورت پیش‌نمایش نمایش داده می‌شود.
۶⃣ مشاهده اطلاعات فایل‌های بارگذاری‌شده
در صفحه اصلی سامانه، جدول «تاریخچه بارگذاری اطلاعات» شامل موارد زیر نمایش داده می‌شود:
کد رهگیری دفتر پلمپ‌شده
تاریخ پایان سال مالی
بازه زمانی گردش حساب‌ها
تاریخ بارگذاری فایل
وضعیت فایل: (عدم بارگذاری، بارگذاری موفق، در حال پردازش)
آیکون هشدار (!) برای مشاهده خطاها
آیکون دانلود برای دریافت فایل بارگذاری‌شده